В последнее время автоматизация стала большим модным словом в мире высоких технологий, и на то есть веская причина: программирование процесса, выполняющегося автоматически на основе различных вводных данных, устраняет необходимость в человеке-операторе, экономя время, деньги и ресурсы компании.
Это может быть особенно полезно при оптимизации рабочих процессов в бизнесе. Например, автоматизация Comindware BPM таких процессов, как выставление счетов или управление контекстной рекламой, избавит ваш персонал от рутины и даст возможность заниматься более важной стратегической работой.
Итак, как современные управленцы в сфере высоких технологий автоматизируют свои бизнес процессы? Десять членов Технологического совета Forbes познакомили нас с автоматизацией своих внутренних рабочих процессов.
Технологический совет Forbes – это сообщество, состоящее только из ИТ-директоров, технических директоров и технических руководителей мирового уровня.
1. Внедряйте автоматизацию только там, где это имеет смысл
Не каждый бизнес-процесс подходит для автоматизации, поэтому каждый бизнес должен решить, какие процессы лучше всего этого подходят. Процессы, которые занимают много времени, требуют массу ресурсов и страдают от человеческого фактора, должны быть автоматизированы в первую очередь. Если их можно ускорить с помощью автоматизированных процессов, то это позволит уделять больше внимания другим делам. - Александро Пандо, Xyrupt
2. Начните с постепенной автоматизации отдельных процессов, выполняемых вручную
Вместо создания комплексных решений для автоматизации целых частей вашего бизнеса, итеративный подход может быть дешевле и быстрее. Например, найдите процесс, выполняемый вручную, для которого можно применить простейшую автоматизацию для ускорения его выполнения. Со временем, по мере того, как элементы этой автоматизации будут становиться все более и более сложными, вы можете органично превратить их в полностью автоматизированный процесс. - Дэвид Мюррей, Doctor.com
3. Автоматизируйте ваше внутреннее и внешнее взаимодействие
Автоматизация для нас является фундаментом для масштабирования маркетинга. Это важно не только для оптимизации наших внутренних рабочих процессов, но и для увеличения доходов, поскольку в сфере B2B продаж 60% времени занимает работа в интернете. Мы используем Marketo и Salesforce в качестве наших основных систем и используем дополнительные решения, такие как Bizible, Everstring и различные рекламные платформы. Для совместной внутренней работы с документами используем Google Drive. - Лия Аллен, Model N
4. Внедрите автоматизацию для обработки повторяющихся задач
В нашей компании среднего размера ежегодно мы принимаем на работу 300 новых сотрудников. Это значит, что нужно внести все имена, адреса, даты рождения и другую информацию о сотрудниках в несколько систем, таких как бухгалтерия, управление персоналом, начисление заработной платы и страхование. Чтобы справиться с этой громоздкой задачей, выполняемой ранее вручную, мы написали программу, которую мы называем Рози Робот. То, что занимало у человека полчаса, Рози делает за пять минут. - Кевин Маккарти, West Monroe Partners
5. Автоматизируйте небольшие задачи для решения глобальных задач
Мы используем инструменты, которые позволяют автоматизировать небольшие задачи. Одним из примеров является автоматизация отправки электронных писем во время, наиболее удобное для наших партнеров. Это позволяет нам оставаться на связи с партнерами по всему миру, не беспокоясь о том, что мы можем побеспокоить их, когда они вместе со своими семьями или где-то еще. Установка заняла всего несколько минут, но сэкономила нам несколько недель упущенного времени на ожидание ответов. - Ананд Сампат, Datmo
6. Создавайте автоматизированные соединения между различными программными решениями.
Мы разработали средство проверки кода и трекер времени для автоматизации некоторых процессов тестирования программного обеспечения и отчетности в нашей команде разработчиков. Оба программных решения интегрируются с нашим пакетом управления проектами, который служит инструментом управления взаимоотношениями с клиентами и персоналом. Одна только эта консолидированная платформа сэкономила компании бесчисленные часы работы, сделала управление более прозрачным и улучшило качество результатов. - Максим Гаркавцев, Qarea Limited, Testfort Inc
7. Проверяйте и оптимизируйте ваши автоматизированные процессы
Если вы давно не проводили аудит оптимизации, самое время определить процессы ввода данных, согласования и проверки, которые требуют наибольшего участия пользователя. Измерьте эти процессы по количеству кликов и уровней, а также по итерациям и циклам. Те, у которых их наибольшее количество, имеют наибольший приоритет и необходимость в возврате инвестиций (ROI). Разработайте решения для автоматизации подобных процессов. - Кайл Преч, Lucky Band Jeans
8. Используйте трансформационные проекты для запуска автоматизаций
Недавно мы решили модернизировать платформы планирования ресурсов предприятия (ERP) и CRM. Мы планируем использовать это и как возможность для автоматизации бизнес-процессов, которые можно будет автоматизировать. Изменения в IT-среде компании представляют собой прекрасную возможность найти недостатки, которые помогут извлечь выгоду из цифровых технологий для автоматизации большинства ручных процессов и позволят направить ресурсы на дополнительные виды деятельности. - Джо Логан, Graphic Controls
9. Полностью изучите ручной процесс, который вы хотите автоматизировать, затем пошагово опишите его
Во-первых, вам нужно вникнуть в ручной процесс, который вы пытаетесь автоматизировать. Затем переведите каждый шаг в исполняемую стратегию, разбив каждый шаг на более мелкие тактические шаги, которые можно просто запрограммировать. Проверьте и настройте каждый шаг. Каждое решение для каждого шага должно быть гибким, чтобы развиваться и «общаться» с другими частями системы. - Карин Лачми, Bioz
10. Сосредоточьтесь на основном и автоматизируйте все остальное
Мы автоматизируем процесс продаж с помощью обмена сообщениями по электронной почте на основе триггеров, процесс определения потенциальных клиентов на основе правил и управления последовательностями. Мы используем автоматизацию маркетинга на основе данных, полученных из социальных сетей и рекламных кампаний. Мы даже развернули ботов для техподдержки клиентов, ведения календаря и графики разработок. Это помогает нам оставаться сосредоточенными на наших основных сферах деятельности, чтобы мы могли расти и процветать. - Апурва "Апу" Кумар, LotaData, Inc.