На сегодняшний день одной из главных проблем любой компании является грамотное ведение документооборота. Во многом именно от этого зависит успех предприятия и развития бизнеса в целом. Некоторые организации продолжают работать с документами традиционным способом, то есть хранить все договора исключительно в печатном варианте. Это вызывает ряд трудностей, к которым следует отнести необходимость аренды дополнительных площадей, так как документации слишком много; существенные временные затраты на поиск определенного договора, а также потерю документов. В этой ситуации информация может попасть в руки конкурентам, что может привести к серьезным финансовым потерям. Решить определенные проблемы поможет аутсорсинг документооборота здесь.
Под данной процедурой следует понимать передачу предприятием на основании договора определенных функций или видов предпринимательской деятельности другой организации, которая выполняет работу в нужной области. В отличие от разовых услуг поддержки аутсорсинг имеет долговременный характер. Обычно действие контракта занимает не меньше года. Другой компании передаются полномочия по профессиональной поддержке для осуществления бесперебойной работы каких-либо отдельных систем.
Аутсорсинг документооборота дает возможность существенно повысить эффективность организации в целом. Кроме того, он позволяет использовать освободившиеся финансовые, человеческие и организационные ресурсы компании с целью развития каких-либо новых направлений или же концентрации усилий.
В российской предпринимательской деятельности на аутсорсинг, чаще всего, передаются такие функции как ведение бухгалтерской документации, переводческие, рекламные и транспортные услуги, а также обеспечение функционирования офиса, информационной инфраструктуры и поддержка работы компьютерной сети. Стоит отметить, что аутсорсинг, на данный момент, можно считать развивающимся видом оптимизации многих предприятий. Наибольшее распространение он получил в сфере бухгалтерского учета и финансов.
В большинстве случаев аутсорсинг является добровольным. Однако некоторые предприятия не имеют права на самостоятельное ведение финансовой документации. В этом случае организация обязана передать ряд функций по осуществлению того или иного вида деятельности сторонним организациям. Условия работы на разных предприятиях могут значительно отличаться друг от друга в зависимости от специфики работы организации.