Повсеместная компьютеризация постепенно охватывает не только крупные предприятия, но и мелкие фирмы. Владельцы компаний стремятся минимизировать процесс работы с бумажной документацией и перейти к более практичным и удобным их электронным вариантам. Приблизиться к запланированной цели в максимально сжатые сроки позволяет сканирование документов. Данная процедура дает возможность преобразовать документы, представленные в бумажном виде, в электронные аналоги, которые являются основой электронных архивов.
Сканирование документов представляет собой процесс, предусматривающий определенные этапы. Сначала проводится подготовка документации, предполагающая сортировку по степени важности и формату, сшивку и расшивку. Для расфасованных документов подбираются подходящие режимы сканирования. Однотипные бумаги сканируются в поточном режиме. Обработанные таким способом документы становятся частью учетных программ. Весь процесс осуществляется с использованием специального оборудования. Подобный вид услуг предоставляют многие специализированные фирмы. Большинство компаний доверяют процедуру сканирования профессионалам, что позволяет сэкономить время и средства.
После того как вся документация будет преобразована в электронный формат, необходимо провести обязательную проверку на соответствие копий оригиналам. Если будут выявлены недочеты, их необходимо откорректировать и устранить.
Ввод данных является одним из важнейших этапов работы, который выполняется после сканирования. Процедура предусматривает введение атрибутов в карточку поиска. Данные могут вводиться из разных источников: медиа-носителей, сканированных изображений, рукописных или печатных документов, Интернет-ресурсов.
Если введением необходимых данных занимаются сотрудники специализированной компании, выполнение данной операции может происходить на территории фирмы-заказчика с целью обеспечить полную безопасность и конфиденциальность. Когда клиенты не могут предоставить необходимые условия, предусматривающие наличие достаточной площади для работы группы, вся процедура выполняется удаленно.
Обработанные данные попадают в информационную систему, которая может быть представлена в виде любой программы электронного документооборота, корпоративного портала, сайта электронного архива и т. д.